Politique de confidentialité

[à compléter : raison sociale] (Novia), [à compléter : adresse du siège social], est responsable de traitement pour les données des visiteurs du site, des personnes qui la contactent ou s’inscrivent, et des utilisateurs des comptes clients (inscription, facturation, support).

Pour les appels reçus par la réceptionniste, l’entreprise cliente est responsable de traitement et Novia agit comme sous-traitant, au sens de l’article 28 du RGPD. Le contrat de sous-traitance des données est accepté par l’entreprise lors de la création de son compte. Si vous avez appelé une entreprise équipée de Novia Réceptionniste IA, adressez vos demandes en priorité à cette entreprise : Novia l’aide à y répondre.

Selon votre relation avec nous, nous traitons :

• Comptes clients : nom, adresse e-mail, mot de passe (géré par le service d’authentification, jamais stocké en clair), rôle dans l’entreprise, et les informations de l’entreprise (nom, secteur, site, effectif, adresse, horaires).
• Facturation : formule, engagement, historique des factures et des consommations. Les données de carte bancaire sont saisies et conservées par Stripe ; elles ne transitent pas par nos serveurs.
• Échanges avec nous : contenu des messages que vous nous adressez et coordonnées que vous nous communiquez.
• Sécurité et journaux : adresse IP, date et nature des requêtes, journal des accès aux transcriptions et des actions sensibles dans l’espace client.
• Lecture du site de l’entreprise à l’inscription : seule l’adresse du site public de l’entreprise est transmise au service de lecture, pour préremplir sa fiche.

• Fournir le service, créer et gérer les comptes, assurer le support : exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD).
• Facturer, encaisser et tenir la comptabilité : exécution du contrat et obligation légale (article 6.1.c).
• Répondre aux demandes de contact et de démonstration : mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b).
• Assurer la sécurité du service, prévenir la fraude et tracer les accès aux données : intérêt légitime (article 6.1.f).
• Envoyer les notifications liées au service (résumés d’appels, alertes de consommation, factures) : exécution du contrat.

Lorsqu’une entreprise cliente renvoie ses appels vers sa réceptionniste, chaque appel commence par une annonce qui ne peut pas être coupée : l’appelant est informé qu’il parle à un assistant virtuel, une intelligence artificielle, et que l’appel est transcrit (règlement européen sur l’IA, article 50).

Sont traités : le numéro de l’appelant (sauf numéro masqué), la transcription écrite de l’échange, le résumé de l’appel, le message laissé (nom, numéro de rappel, motif) et, si l’entreprise l’utilise, le rendez-vous pris dans son agenda.

Aucun enregistrement audio n’est conservé : seule la transcription écrite l’est. Si l’appelant refuse l’IA ou la transcription, un rappel par un membre de l’équipe lui est proposé, avec son nom et son numéro seulement.

Ces données sont traitées uniquement sur instruction de l’entreprise cliente, pour répondre à ses appels, lui transmettre les messages et lui permettre de suivre son activité.

• Transcriptions, résumés, messages et notifications d’appels : supprimés automatiquement après la durée choisie par l’entreprise cliente, entre 1 et 60 mois (12 mois par défaut). La purge s’exécute chaque jour et elle est journalisée.
• Comptes clients : pendant toute la durée du contrat. Après la résiliation, l’entreprise peut demander la suppression de ses données depuis son espace client ; la demande est traitée par Novia et tracée.
• Factures et pièces comptables : 10 ans, durée imposée par le Code de commerce (article L123-22).
• Demandes de contact sans suite : 3 ans au plus à compter du dernier échange.
• Journaux techniques de sécurité : durée courte, limitée à ce qui est nécessaire au diagnostic et à la sécurité.

Les données sont accessibles aux seules personnes habilitées : l’équipe de l’entreprise cliente pour ses appels, et l’équipe de Novia pour le fonctionnement, le support et la relecture qualité. Les accès aux transcriptions sont journalisés.

Novia fait appel aux prestataires suivants, liés par des engagements de confidentialité et de sécurité :

• Twilio : Téléphonie, transcription et synthèse vocale (ConversationRelay) (Région Irlande (IE1)).
• Deepgram : Transcription de la voix en texte, via Twilio (Via Twilio).
• ElevenLabs : Voix de l’assistant (via Twilio) ; écoute et voix d’Hermès AI (formule Hermès AI, quand on lui parle au micro) (Via Twilio ; Hermès AI : États-Unis).
• Anthropic : Intelligence artificielle (Claude) : compréhension et réponses (États-Unis (clauses contractuelles types)).
• Supabase : Base de données et authentification (Union européenne (Irlande)).
• Hébergeur du serveur : Exécution de la plateforme (Union européenne).
• Stripe : Paiement et facturation (Union européenne / États-Unis).
• Resend : Envoi des mails de résumé et de notification (Région UE (Irlande)).
• Google, Microsoft : Agendas connectés (Google Agenda, Outlook), uniquement si le client en connecte un : lecture des disponibilités et écriture des rendez-vous (Selon le compte du client).
• Firecrawl : Lecture du site public du client à l’inscription, pour préremplir sa fiche (aucune donnée d’appel) (États-Unis).

Les données sont hébergées dans l’Union européenne (base de données en Irlande, téléphonie en région Irlande). Certains prestataires sont établis aux États-Unis : Anthropic (compréhension et réponses de l’IA), ainsi que, selon les fonctions utilisées, ElevenLabs (voix d’Hermès AI au micro), Firecrawl (lecture du site public de l’entreprise à l’inscription) et Stripe (paiement).

Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues aux articles 44 et suivants du RGPD, notamment les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

Le site public ne dépose aucun cookie publicitaire, aucun traceur de réseau social et aucune mesure d’audience. Les polices de caractères sont servies par notre propre site.

L’espace client utilise le stockage local du navigateur pour maintenir votre session de connexion et mémoriser quelques préférences d’affichage. Ce stockage est strictement nécessaire au service demandé : il ne requiert pas de consentement préalable.

Les échanges sont chiffrés (HTTPS). Les webhooks de téléphonie et de paiement sont authentifiés par signature. Chaque entreprise n’accède qu’à ses propres données, cloisonnées dans la base. Les secrets techniques ne sont jamais stockés dans le code. Les numéros sont masqués dans les journaux techniques.

L’assistant ne demande jamais de coordonnées bancaires et ne passe aucun appel sortant automatisé.

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives relatives à leur sort après votre décès.

Pour les exercer : [à compléter : adresse e-mail de contact], ou par courrier à [à compléter : adresse du siège social]. Une réponse vous est apportée dans un délai d’un mois. Pour les données d’un appel, votre demande est transmise à l’entreprise que vous avez appelée, responsable de ce traitement.

Les entreprises clientes peuvent exporter leurs données et demander leur suppression depuis la rubrique « Données et confidentialité » de leur espace client.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

Cette politique peut évoluer, notamment en cas de nouveau prestataire. La date de mise à jour figure en haut de la page ; la liste à jour des sous-traitants reste consultable sur la page « Données et sous-traitants ».