Secrétariat téléphonique · partout en France
Un secrétariat téléphonique externalisé, assuré par une réceptionniste IA
Externaliser son secrétariat téléphonique, c’est confier l’accueil des appels à un service extérieur pour se concentrer sur son métier. Novia le fait avec une réceptionniste IA : elle accueille chaque appelant, répond avec vos informations, prend des messages complets et réserve des rendez-vous. Pour les artisans, commerces, cabinets et agences de toute la France, dès 79 € HT par mois.
- En service en moins de 24 h
- Vous gardez votre numéro
- Partout en France
Ce que vous vivez
Le téléphone sonne au mauvais moment.
- 01
Le téléphone qui coupe le travail
Chaque appel interrompt une tâche. À la fin de la journée, ces interruptions représentent des heures perdues.
- 02
Un poste d’accueil difficile à financer
Pour une petite entreprise, embaucher une secrétaire à plein temps n’est pas toujours possible.
- 03
Des messages incomplets
Un nom mal noté, un numéro faux, un motif vague : le rappel devient une enquête.
En situation
Un appel, de bout en bout.
La réceptionniste annonce qu’elle est une intelligence artificielle, répond avec votre fiche validée, et vous envoie le résumé.
Exemple d’appelJeudi 15 h 40 · ouvert
- Réceptionniste IABonjour, vous êtes bien chez Atelier Durand Architecture. Vous parlez à son assistant virtuel, une intelligence artificielle, et l'appel est transcrit. Que puis-je faire pour vous ?
- AppelantBonjour, je voudrais parler à madame Durand au sujet de mon permis de construire.
- Réceptionniste IAMadame Durand n’est pas disponible pour le moment. Je peux prendre un message pour qu’elle vous rappelle. Quel est votre nom ?
- AppelantAntoine Leroy. Je suis joignable demain matin.
- Réceptionniste IAMerci, monsieur Leroy. Le numéro qui se termine par 6 3 est-il le bon pour vous rappeler ?
- AppelantOui, c’est ça.
- Réceptionniste IAC’est noté : question sur votre permis de construire, rappel demain matin. Bonne fin de journée !
Résumé envoyé à l’entreprise
Antoine Leroy souhaite parler à madame Durand de son permis de construire. Rappel demandé demain matin, au numéro se terminant par 63.
Ce que fait Novia
Votre accueil téléphonique, sans interruption.
Des messages fiables
Nom, société, numéro de rappel confirmé avec l’appelant, motif, disponibilités : chaque message est complet et lisible.
Des rendez-vous pris pour vous
Connectez votre agenda Google ou Microsoft 365 : l’assistant propose des créneaux libres, réserve, et confirme à l’appelant par mail ou par SMS si c’est configuré.
Un accueil à votre image
L’assistant se présente au nom de votre entreprise et répond avec vos informations validées. Vous choisissez ce qu’il peut faire, et ce qu’il doit laisser à votre équipe.
Des messages partagés en équipe
Dans votre espace, chaque message peut être affecté à un collaborateur, annoté et marqué comme traité.
Une configuration qui s’améliore
Une question revient sans réponse ? Vous complétez votre fiche ou vos connaissances, et l’assistant s’en sert dès l’appel suivant.
Secrétariat téléphonique : humain ou intelligence artificielle ?
Un secrétariat téléphonique humain facture généralement au forfait ou à l’appel, avec des horaires définis. Une réceptionniste IA répond à toute heure, peut prendre plusieurs appels en même temps et coûte un abonnement mensuel fixe, complété seulement par les minutes au-delà du forfait.
L’IA a ses règles : elle annonce toujours qu’elle est une intelligence artificielle, ne répond qu’avec vos informations validées et ne demande jamais de coordonnées bancaires. Un appelant qui préfère un humain peut laisser ses coordonnées pour être rappelé.
Pour quelles entreprises ?
Le secrétariat téléphonique IA convient à toutes les entreprises dont le téléphone sonne pendant qu’elles travaillent :
- artisans du bâtiment : plombiers, électriciens, chauffagistes, menuisiers, couvreurs ;
- garages, carrosseries et auto-écoles ;
- agences immobilières, cabinets comptables, architectes ;
- commerces et services de proximité : salons de coiffure, traiteurs, paysagistes.
Mise en place à distance, partout en France
Notre équipe est basée à Lille et accompagne les entreprises de toute la France, entièrement à distance. Nous préparons votre fiche à partir de votre site, vous la relisez, vous testez l’assistant par écrit, puis vous activez le renvoi d’appel depuis votre numéro actuel. Votre secrétariat téléphonique est en service en moins de 24 h.
Tarifs
Trois formules, prix affichés.
Prix hors taxes, par mois. Chaque minute au-delà de la formule est facturée 0,25 € HT ; votre consommation reste visible à tout moment.
Essentiel
79 €HT / mois
300 minutes incluses.
Accueil et renseignements, prise de messages, résumés par mail, transcriptions et historique, portail client
Pro
149 €HT / mois
800 minutes incluses.
Essentiel + transfert des urgences, notifications SMS, horaires avancés, plusieurs numéros, règles par service, bilan mensuel détaillé
Hermès AI
399 €HT / mois
Minutes et conditions précisées à la souscription.
Le réceptionniste IA et Hermès AI, l’agent qui analyse vos appels, configure votre accueil, gère vos rendez-vous et automatise vos opérations
Questions
Vos questions, nos réponses.
Et si votre question n’y est pas, notre équipe vous répond en direct.
Un répondeur enregistre un message, souvent incomplet. La réceptionniste IA converse : elle répond aux questions, confirme le numéro de rappel, repère les urgences et vous envoie un résumé écrit.
Oui, si vous activez la prise de rendez-vous et connectez votre agenda Google ou Microsoft 365. Elle ne propose que des créneaux réellement libres.
Non, la formule sans engagement s’arrête quand vous le souhaitez. Avec un engagement de 12 mois ou plus, l’installation (290 € HT) est offerte ; à 24 et 36 mois, l’abonnement bénéficie d’une remise.
Oui. Aucun enregistrement audio n’est conservé, les transcriptions sont supprimées après la durée que vous fixez (12 mois par défaut) et les données sont hébergées en Irlande. Chaque entreprise ne voit que ses propres appels.
Oui. Votre espace propose plusieurs rôles, du collaborateur à la lecture seule, pour que chacun voie ce qui le concerne.
Voir aussi
Partout en France · en service en moins de 24 h
Demain matin, c’est elle qui décroche.
Notre équipe, basée à Lille, l’installe avec vous à distance en moins de 24 h, où que vous soyez en France. Vous gardez votre numéro, vous validez chaque réponse, et vous l’essayez par écrit avant le premier appel.